Bevezető, általánosságban a telephelykezelésről
Számos vállalkozás bolthálózattal rendelkezik, melyek egységes kezelése megköveteli az ügyviteli információk, (számla, készlet) összevont megismerhetőségét. Egy vásárló nem feltétlenül mindig ugyanabban a boltban vásárol és kapja a számlát, de elvárja, hogy az egyedi kedvezményeit minden telephelyen érvényesíthesse és az ügyviteli rendszer mindenhol ismerje számlázási adatait.
Gyakran előfordul, hogy egy régi partner hitelkerettel rendelkezik és értékesítési szempontból fontos, hogy a kifizetetlen számlával rendelkező ügyfél ugyanakkor ne vásárolhasson beállított hitelkeretén túl a bolthálózat egyik telephelyén sem, függetlenül attól hogy tartozása hol keletkezett.
Az alábbiakban egy ilyen ügyviteli rendszer konkrét megvalósításáról lesz szó, amely megoldás alapvetően Ügyvitel.NET KészletOptimum számlázó-, raktárprogram és CRM rendszerünkre alapozott, számos kiegészítő fejlesztéssel, testreszabással.
Áttekintés
Ügyfelünk elsősorban nagykereskedelemmel foglalkozó, több telephelyet üzemeltető vállalkozás. A feladat a telephelyek közös ügyfél- és terméktörzs kezelésének megvalósítása, az árukészlet importálásának bizonylatolása, az értékesítési folyamat kialakítása volt egységes ügyviteli rendszerben, miközben a rendszer alapvető elemeiként a számlázóprogramok önállóan is működhetnek.
Központi árubeszerzés, importálás
Az árukészlet nagy része importból származik, ennek keretében valutás szállítói megrendelések készülnek a beszállítók felé. Ezen szállítói megrendelések néhány kattintással bevételezhetőek a raktárba, szükség esetén különbözeti megrendelést készít az Ügyvitel.NET KészletOptimum számlázó-, raktárprogram és CRM rendszer.
Az eladási árakat az Ügyvitel.NET KészletOptimum számlázó-, raktárprogram és CRM rendszer a kívánt paramétereknek megfelelően, illetőleg a beszerzéskor érvényes valutaárfolyamoknak megfelelően kalkulálja, és automatikusan frissíti az ügyviteli rendszer közös adatbázisában.
A termékekről az ügyviteli rendszer fényképet is képes tárolni, a könnyebb azonosítás érdekében.
Az árukészlet a beérkezést követően kiszállításra kerül a telephelyekre, ehhez az Ügyvitel.NET KészletOptimum számlázó-, raktárprogram és CRM rendszer papíron és elektronikus formában is elkészíti a szállítólevelet, melyet a szállítmányhoz csatolnak, illetve a szállításról emailt is kap a cél telephely. Az áru beérkezésekor a szállítólevél egy kattintással bevételezhető a telephely raktárába.
Telephelyek
Az egyes telephelyek önállóan az Ügyvitel.NET KészletOptimum számlázó-, raktárprogram és CRM rendszerben, de a közös adatbázisra támaszkodva végzik munkájukat. Az internetkapcsolattól függetlenül is képesek működni. A telephelyeken áruértékesítés, szállítólevélkiállítás, számlázás történik kiskereskedők részére. Az esetleges internetkimaradás nem akadályozhatja meg a számlázás, értékesítés folyamatait. A számlázás statisztikai adatai pedig az internet helyreállása után bekerülnek a központi adatbázisba.
Közös adatbázis
A mindegyik telephely közös ügyfél- és terméktörzset használ, melynek kezelését központi, intranetes rendszerben végzik. A termék- és ügyféladatokat aktív internetkapcsolat mellett a telephelyek a helyi számlázóprogramba letöltik, illetve saját forgalmi adataikat a közös adatbázisba automatikusan feltöltik.
A közös ügyféltörzs lehetőséget biztosít arra, hogy minden partnert minden telephelyen "ismerjenek", forgalmi és számla adatait néhány kattintással ellenőrizzék. Ilyenformán lehetővé válik az ügyfelenkénti hitelkeret beállítási lehetősége is: központilag meghatározható hogy melyik ügyfél - a bolthálózat egészét tekintve - milyen értékben vásárolhat árut szállítólevélre, illetőleg átutalásos számlával.
Az intranetes felület - megfelelő jogosultságok mellett - lehetőséget biztosít a számla forgalom, eladások, beszerzések, forgalmi statisztikák lekérdezésére, ellenőrzésére.
|